社内連絡はメールやポータルはもう古い？ビジネスチャット導入のススメ

ビジネスチャットが流行中！

ここ近年、IT企業を始め多くの企業がビジネスチャットを導入しています。 主に海外で人気の「Slack」、日本製の「ChatWorks」が大手ですが、近年ではLINEも「LINE Works」というチャットソフトをリリースしました。

なぜメールでなくチャットを利用するのか

1. メール誤送信の削減

社内情報をメールで送信する際に誤って外部の方を含めて送信してしまう経験をした人もいるかと思います。
誤送信問題はなかなか減らないのが各企業でも悩みのタネの一つとなると思います。
「A社に送付するメールをB社に送ってしまった」みたいな誤送信には対応できませんが、「社内で共有する情報を外部に漏らしてしまった」といった事故は防ぐことができます。

2. 大量のメールに埋もれずにやりとりができる

一日に社内と社外で数十通、数百通といったメールをやる場合、メールの管理が煩雑になり管理しにくくなってきます。
社内の連絡事項はすべてチャットに集約することで、社内情報を一元管理することができます。
そしてメールは社外連絡専用となるため、管理しやすくなります。

3. 社内コミュニケーションの向上

チャットの強みはやはり気軽にできるところです。
一言、二言の情報を連携するためにわざわざ新規メールを作成し、宛先を確認して。。。
メールに送る手間ってかかりますよね。
チャットソフトならファイルをアップロードすることが可能なので、アップロードだけすれば解決します。
もちろんToを指定して送付することも可能ですし、メーリングリストみたいにグループを作成することも可能です。
飲み会の連絡でもお昼ごはんの相談でもメールではなくチャットの方が盛り上がりますからね♪

4. 社外にいてもリアルタイムにやり取りが見れる

これは人によってはデメリットですかね。
仕事とプライベートを分けたい人にとってはウザったいかもしれませんが、営業の方など外回りをしてる方はいちいちメールを開いてやり取りをするのは大変かと思います。

しかし、チャットアプリはスマートフォン用のアプリでも見やすく見れますし、自分宛てにメッセージが来た時のみ通知するなど機能もあるので、急ぎのものだけ確認することもできます。

でも、チャットの導入って大変じゃないの？

チャットソフトも今流行りのクラウドで管理されているため、パソコンのブラウザさえあればユーザー登録をするだけで簡単に使うことができます。
あとは管理者がどんどんユーザーを追加（招待）すればOKです。

ChatWorksの導入手順がわかりやすいので見て頂ければわかりますが、僅か６STEPです！
【参考】chatworksの導入

チャットのデメリットは？

サーバーの障害などで繋がらない場合、まったく使えなくなるってことですかね。 先日（2017/11/15）にもchatworksが障害で利用不可状態になりました。
私個人的にはほぼ不満なく使えているので、デメリットと感じることはありません。

最後に

基本的にビジネスチャットのサービスは有料です。
フリープランもあるのですが、色々制限があるのでビジネスで利用するなら有料版を推奨します。
まずはフリープランで試してから有料版に変えると良いと思います。

業務効率化やコミュニケーション向上を課題としている企業は是非試してみてください！